Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Pflicht zur E-Rechnung in Kraft – aber Achtung: Der erste Schritt betrifft den Empfang von E-Rechnungen. Jedes Unternehmen muss ab diesem Datum in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das bedeutet, dass du sicherstellen musst, dass deine Infrastruktur dafür bereit ist. Klingt erstmal kompliziert? Keine Sorge, in diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du dich einfach darauf vorbereiten kannst.
Empfang von E-Rechnungen: Was ändert sich für dein Unternehmen?
Die neue Regelung ab 2025 verpflichtet dich zunächst, E-Rechnungen empfangen zu können. Ein einfacher Tipp, um dich darauf vorzubereiten: Lege dir eine E-Mail-Adresse speziell für den Empfang von Rechnungen an, zum Beispiel rechnung@meine-domain.de. Damit kannst du sicherstellen, dass E-Rechnungen von Geschäftspartnern direkt an die richtige Stelle gehen und nicht im allgemeinen E-Mail-Wahnsinn verloren gehen.
Automatisierung mit Datev Unternehmen Online: Der clevere Weg, E-Rechnungen zu verarbeiten
Eine der größten Herausforderungen bei der E-Rechnung ist es, den Rechnungsprozess effizient und automatisch zu gestalten. Hier kommt ein Tool ins Spiel, das viele Unternehmen und Steuerberater bereits nutzen: Datev Unternehmen Online.
So könnte der Workflow aussehen:
1. Rechnung per E-Mail empfangen: Sobald eine E-Rechnung (egal ob im PDF-, ZUGFeRD- oder XRechnung-Format) an deine spezielle Rechnungs-E-Mail-Adresse geschickt wird, kann sie automatisch an Datev Unternehmen Online weitergeleitet werden.
2. Automatische Verarbeitung: In Datev wird die Rechnung direkt eingebucht und kann dort von dir oder deinem Steuerberater geprüft und bearbeitet werden. Diese Automatisierung spart enorm viel Zeit und verhindert manuelle Fehler.
3. Verknüpfung mit Bankvorgängen: Rechnungen können direkt mit deinen Bankvorgängen verknüpft werden. So hast du jederzeit den Überblick, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche noch offen sind.
4. Archivierung in Datev: Egal, ob die Rechnung als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung vorliegt – das Dokument wird automatisch in Datev archiviert und steht dir für spätere Prüfungen oder Buchhaltungsprozesse zur Verfügung.
Mit dieser Lösung sparst du dir den Papierkram und kannst sicherstellen, dass dein Rechnungsprozess digital und effizient abläuft. Der Austausch mit dem Steuerberater wird so zu einem automatisierten, flüssigen Prozess.
Archivierungspflicht: Wie du den Überblick über deine Dokumente behältst
Neben der E-Rechnungspflicht ab 2025 gibt es auch die gesetzliche Pflicht, geschäftsrelevante Dokumente – inklusive Rechnungen – ordnungsgemäß zu archivieren. Das gilt für elektronische Dokumente genauso wie für E-Mails und sogar Papierpost.
Hier hast du verschiedene Möglichkeiten, wie du das in deinem Unternehmen umsetzen kannst:
1. Digitale Archivierung mit Datev Unternehmen Online
Datev ist nicht nur für den Rechnungsprozess hilfreich, sondern sorgt auch dafür, dass alle Dokumente automatisch archiviert werden. Das ist besonders praktisch, weil du damit sicherstellen kannst, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt sind. Für viele kleine und mittlere Unternehmen reicht diese Lösung aus, um den kompletten Dokumenten- und Rechnungsworkflow digital abzubilden.
2. Dokumentenmanagementsystem (DMS) als lokale Alternative
Wenn du deine Dokumente lieber lokal verwalten möchtest, kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine hervorragende Alternative sein. Ein DMS hilft dir, sowohl elektronische Rechnungen als auch eingescannte Papierdokumente zentral zu speichern und zu verwalten.
• Vorteile eines DMS:
• Revisionssicherheit: Ein DMS sorgt dafür, dass Dokumente unveränderbar und revisionssicher archiviert werden, was besonders bei steuerrelevanten Unterlagen wichtig ist.
• Zentrale Verwaltung: Du kannst Rechnungen und andere Dokumente (wie eingehende Post) an einem Ort speichern und hast jederzeit Zugriff darauf.
• Zeitersparnis: Viele DMS-Lösungen ermöglichen eine automatisierte Ablage von Dokumenten, sodass du weniger Aufwand bei der Verwaltung hast.
Für Unternehmen, die viele Papierdokumente im Alltag bearbeiten, ist ein DMS oft die ideale Lösung, um den Übergang zur digitalen Dokumentenverwaltung zu erleichtern.
Fazit: Wie bereitest du dein Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vor?
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 bringt für viele Unternehmen den notwendigen Schritt in Richtung Digitalisierung. Mit den richtigen Tools und ein paar Anpassungen wird der Wechsel einfacher, als du denkst. Hier sind die wichtigsten Schritte, die du beachten solltest:
• Richte eine spezielle E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen ein (z. B. rechnung@meine-domain.de), um deine Rechnungen zentral zu sammeln.
• Nutze Tools wie Datev Unternehmen Online, um deinen Rechnungsworkflow zu automatisieren und den Austausch mit deinem Steuerberater zu vereinfachen.
• Denke an die gesetzliche Pflicht zur Archivierung von Dokumenten – egal ob E-Mails, PDFs oder Papierpost. Überlege, ob du dafür ein DMS oder die Archivierungsfunktion in Datev verwenden möchtest.
Die Umstellung auf E-Rechnungen kann dir langfristig viel Zeit und Papierkram sparen – und bringt dein Unternehmen auf den neuesten Stand der Technik.
Hab es schön heute – und denk daran, deine Rechnungen gut zu organisieren! 🌿
